Invoering Breed Zaakgericht werken

Deel dit verhaal Share Share Share

Achtergrond

De invoering van zaakgericht werken is nodig om aansluiting te houden met de digitaliseringslag in de maatschappij. Zaakgericht werken borgt klantgericht een transparante dienstverlening aan de burger. Dat is de overtuiging binnen Gemeente Oost Gelre. Marjolein Kröner, adviseur dienstverlening vertelt.

Organisatieverandering

Eind november 2014 heeft het MT van Oost Gelre een positief besluit genomen over de invoering en heeft zich tot doel gesteld om medio 2015 met de gehele organisatie zaakgericht te werken. 

Zaakgericht gaan werken is een impactvolle organisatieverandering waarbij techniek ondersteunt. Hierin speelt met name het zaaksysteem een prominente rol. Oost Gelre besluit het zaaksysteem dat Dimpact voor alle leden heeft ingekocht Gemeente breed in te zetten.

Het MT meekrijgen

Het MT-besluit ging niet vanzelf. Vragen van MT-leden gingen vooral over de impact, de gevolgen en het effect van zaakgericht werken. Men vond het begrip zaakgericht werken moeilijk te bevatten. Hierdoor was het doel voor hen niet direct zichtbaar en was onduidelijk wat de invoering voor de individuele teamleden zou gaan betekenen. Dit inzicht ontstond gaande weg en op dat moment werd het besluit met volle overtuiging genomen. 

“Het is geen ICT-truc”

Om gevoel te krijgen bij de impact van de invoering, wordt het MT betrokken bij de trainingen. “Het is belangrijk dat het MT begrijpt dat de invoering van zaakgericht werken geen ICT-truc is, maar een verandertraject inhoudt waarin ook een rol van de MT leden wordt verwacht.” Vertelt Marjolein.  “De betrokkenheid van het MT is dan ook een kritische succesfactor voor de invoering van zaakgericht werken.”

Omgaan met weerstand

Marjolein constateerde dat er ook in haar organisatie weerstand zit tegen deze verandering. In feite gaat het grofweg om 20% van de medewerkers die 80% van de weerstand veroorzaakt. “Wees geduldig met deze mensen en communiceer vooral gedurende het hele traject, zodat medewerkers begrijpen waarom een andere werkwijze onze dienstverlening aan onze klanten vergroot. Als er bewustwording ontstaat over het “waarom”, volgt de inzet.

Dimpact als katalysator voor verandering

De invoering van zaakgericht werken, of beter gezegd, het werken aan efficiëntere en betere dienstverlening, stopt niet met de afhandeling van de post via het zaaksysteem. Het invoeren van gebruik van de techniek (het zaaksysteem) legt een basis waarop de organisatieverandering verder vorm kan krijgen. “De doorontwikkeling die hierna volgt, is dan ook de volgende fase waar we instappen na live gang op 9 juni aanstaande.”, aldus Marjolein. Samenwerking in Dimpact biedt een kennisplatform en portfolio van producten en diensten (door derden), die ons ondersteunt hierin.

We zijn live!

Op 9 juni 2015 is Oost Gelre succesvol live gegaan met het organisatiebreed zaakgericht werken. 

 

Deel dit verhaal Share Share Share