Harmonisatie van applicaties

Deel dit verhaal Share Share Share

De harmonisatie gedachte

Het doel van harmoniseren van het applicatielandschap is een daling van de exploitatiekosten. DOWR wil samen voor één taak, één applicatie en geen dubbele functionaliteiten. Dat scheelt licentie- en beheerkosten. “Als we dat met z'n drieën doen, dan kunnen wij van elkaar leren en gebruik maken van elkaars best practices en uitgaan van wat de markt biedt, oftewel van maatwerk naar confectie” aldus Migiel.

“Dimpact draagt bij aan de harmonisatie van de applicaties”. De DOWR gemeenten gaan de e-Suite in gebruik nemen en de oude systemen uitfaseren. Vertelt Migiel. De DOWR organisatie is van mening dat zij niet zelf het wiel hoeven uit te vinden, maar dat zij maximaal gebruik willen maken van wat er binnen de vereniging is. Dit sluit volledig aan op de strategie van deze drie gemeenten. 

Website

Dimpact biedt niet alleen een zaaksysteem aan, maar heeft ook een Website en Intranetmodel (WIM) voor gemeenten op basis van opensource. Gemeente Raalte is sinds 16-12-2014 live met WIM. DOWR gaat dit op termijn ook oppakken voor gemeenten Deventer en Raalte. Op deze manier is DOWR bezig om alles te vervangen door gezamenlijke applicaties.

Burgerzakenmodules

DOWR gaat via Dimpact ook de burgerzakenmodules (BZM) gebruiken. Omdat DOWR maximaal gebruik wil maken van de producten en diensten van Dimpact trekken ze deze harmonisatiegedachte door. Het grote voordeel van BZM is natuurlijk de integratie met het zaaksysteem” vertelt Migiel.

Uitfasering

Enerzijds moeten deze veranderingen een impuls geven aan de dienstverlening en anderzijds moeten bestaande applicaties uitgefaseerd worden. De eerste stap die de organisatie genomen heeft, is het inventariseren van bestaande applicaties. Vervolgens hebben zij gekeken welke applicaties uitgezet kunnen worden. Voor DOWR draait het nu in eerste instantie om het vervangen van bepaalde applicaties door gezamenlijke applicaties. Hiermee willen ze maximaal gebruik maken van wat de e-Suite en de frontoffice biedt.

De eerste resultaten zijn geleverd. Deventer heeft per 1 april 2015 het oude zaaksysteem uitgezet. Alle werkprocessen die dit zaaksysteem ondersteunden zijn overgebracht en in gebruik genomen naar de e-Suite. De andere twee gemeenten Olst-Wijhe en Raalte maken gebruik van een ander zaaksysteem. Ook deze systemen worden uitgefaseerd en vervangen worden de e-Suite.

Voor de uitfasering van het zaaksysteem van Deventer, heeft DOWR een deadline gepakt. De reacties in de organisatie waren wisselend vertelt Migiel. “Uiteindelijk gaat het om het doen van het werk en is het zaaksysteem er om dit te ondersteunen. Maar wat ook mee speelt is, hoe meer je gebuikt van het hele pallet wat geboden wordt hoe rendabeler het is. Wij sturen dan ook zoveel mogelijk op gebruik” aldus Migiel.

Het zaaksysteem van Raalte zal als eerstvolgende worden overgezet. Dit is totaal anders dan de uitfasering van bestaande zaaksysteem bij gemeente Deventer. Dit komt omdat Raalte op een andere manier met het zaaksysteem werkt. Zij gebruiken het systeem met name als DMS en ze werken relatief nog weinig zaakgericht. Olst-Wijhe is wat dat betreft weer anders. Zij hebben het huidige systeem al bijna zaakgericht ingericht. “Onze rol van uit DOWR is onder andere het faciliteren van die overgang . Maar de verantwoordelijkheid voor het invoeren van het zaakgericht werken ligt bij de betreffende gemeenten” vertelt Migiel.

Gastheergedachte

Sinds kort is de financiële administratie ook geharmoniseerd. Daarnaast is de DOWR organisatie overgestapt naar een gemeenschappelijke belasting omgeving. Vanuit de gastheer gedachten werken ze met z’n drieën op één systeem en documentsjablonen. De organisatie ondervindt hier velen voordelen van o.a. omdat deze weer een koppeling hebben met het zaaksysteem.

Inmiddels is DOWR ook over naar een nieuwe werkplekconcept VDI (Virtueel Desktop Infrastructure). Alles is volledig virtueel ingericht, zodat iedereen overal plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

DOWR gaat verder

Er blijft nog veel te doen om uiteindelijk een geharmoniseerd applicatielandschap te creëren,  , zoals datadistributie, gegevensmagazijn, vak-applicaties, bodeminformatie, vergunning toezicht handhaving en GEO-applicaties. In totaal zijn er ongeveer twintig projecten  in het programma Harmonisatie, waarvan er momenteel tien lopen.

Dimpact is het platform voor samenwerking. Het helpt ons om én onze digitalisering verder vorm te geven en onze DOWR samenwerking te ondersteuning door bij te dragen aan de harmonisatie van applicaties. Wanneer bepaalde oplossingen nog niet binnen de vereniging te vinden zijn, dan kijken wij of we dit samen met andere gemeenten kunnen oppakken.

Deel dit verhaal Share Share Share