Hoe houd je het energieniveau op peil?

Deel dit verhaal Share Share Share

Steeds meer van onze leden zijn bezig met de invoering van zaakgericht werken. Sommige kiezen voor een gefaseerde aanpak en anderen voor een big bang. Welke aanpak je ook kiest, het is van levensbelang voor je project het energieniveau hoog te houden. Daar heb je een lange adem voor nodig, want na die eerste stappen ben je er nog lang niet. Je hebt het draagvlak in de organisatie keihard nodig in de vervolgfasen.

Dat onderschrijft ook Marjolein Kröner. Na de big bang begin juni dit jaar (lees hier het eerste interview met Marjolein), bruist het nog steeds in haar gemeente. Marjolein krijgt regelmatig verzoeken van gemeenten om langs te komen en te horen wat haar aanpak is. Ook wij gingen bij haar langs om te vragen hoe het nu staat met zaakgericht werken in Oost Gelre.

“Na implementatie van het zaaksysteem ben je er niet”

“De eerste fase was heel erg top down, omdat je iets moest. Nu wordt het pas leuk! Input voor deze fase vormt de doorontwikkelkalender uit fase 1. Deze bestaat uit wensen, ideeën, maar natuurlijk ook uit ontwikkelingen die het fundament verstevigen. Hierdoor krijg je een nog breder draagvlak voor een goede werking van het zaaksysteem.” De organisatiestructuur van fase 1 blijft gehandhaafd: de gesprekken met alle betrokkenen blijven doorgaan en Marjolein blijft communiceren over zaakgericht werken op het intranet. Daarnaast heeft DIV een continue signaleringsfunctie en wanneer er ergens extra aandacht nodig is, geven zij dat aan.

Verandering

De invoering van Zaakgericht werken heeft een behoorlijke impact op de verdeling van verantwoordelijkheden in de organisatie. Zaakgericht werken betekent in Oost Gelre onder andere dat de behandelaar zelf verantwoordelijk is voor de dossiervorming. “DIV moet dit los zien te laten. Het grootste verschil voor de DIV medewerkers is dat ze nu veel meer kennis van de zaaktypecatalogus en de processen moeten hebben.”

Communicatie

Iets wat vanzelfsprekend is in een verandertraject, is weerstand. Daar heeft Marjolein ook mee te maken gehad. Inmiddels is die weerstand flink afgenomen. “Weerstand is niet erg. Als je weet dat het er is, dan kun je er wat aan doen.” Een zwaar communicatieprogramma kan een substantiële bijdrage leveren aan het succes van een project. Daar is Marjolein van overtuigd. “Mensen laten veranderen, dus anders laten werken, daar kan geen ICT- truc tegenop. Dat kan alleen met communicatie. Eigenlijk zou ieder ICT-traject een zwaar communicatieprogramma moeten kennen.”

Succesfactoren 

Terugkijkend op deze eerste fase, is er een aantal succesfactoren te benoemen die er onder andere voor hebben gezorgd dat het project nog steeds bruist. “Het project zaakgericht werken werd niet alleen door mij en mijn projectteam gedragen, maar breed in de organisatie. Dat vormde een belangrijke succesfactor. Serious gaming heeft daarin een grote bijdrage geleverd. En ik heb erg veel geluk gehad met onze DIV’ers en de ontzettend ambitieuze mensen en kennis op applicatiebeheer. Ik ben ongelofelijk trots op wat zij gerealiseerd hebben. “

Oost Gelre is vorig jaar na de zomer echt gestart met het project rondom de invoering van zaakgericht werken. Formele start was eind december 2014. Iets meer dan een half jaar later was de invoering een feit. Oost Gelre was al ver met de digitalisering voor de invoering van zaakgericht werken. Met de invoering van zaakgericht werken is ook het laatste beetje aan papieren poststroom uit de organisatie verdwenen. Alles is nu digitaal, op een paar kleine uitzonderingen na.

Deel dit verhaal Share Share Share