Invoering zaakgericht werken bij gemeente Raalte

Deel dit verhaal Share Share Share

Achtergrond

Sinds 30 november heeft Raalte het zaakgericht werken breed in haar organisatie ingevoerd. Aanvankelijk startte deze gemeente enkele jaren geleden al met de invoering, op basis van een ander zaaksysteem. Het werd uiteindelijk geen succes. Een jaar geleden begon Raalte opnieuw. Ditmaal met de e-Suite van Atos. 

“De oorzaak van het mislukken van de eerste poging lag niet aan het zaaksysteem. Naast het digitaal werken bleef destijds ook de papieren stroom bestaan. Door deze hybride situatie ontbrak de noodzaak om over te stappen naar een digitale werkwijze en bleef papier leidend. Zaakgericht werken verdween vervolgens naar de achtergrond, tot de samenwerking in DOWR-verband (Deventer, Olst-Wijhe en Raalte) en de aansluiting bij Dimpact. Ditmaal werd er een harde deadline gesteld, waarop de gehele organisatie digitaal moet werken: juli 2016.”

Efficientere dienstverlening en plaats/tijdonafhankelijk werken

Het programmaplan van Raalte is gebaseerd op de overtuiging dat een organisatie vooruit moet om te voldoen aan de verwachtingen van de maatschappij, je inwoners, en om als werkgever aantrekkelijk te blijven voor nieuwe medewerkers. Het digitaal (zaakgericht) werken betekent niet alleen dat een gemeente in staat is om betere en efficiëntere diensten te verlenen. Het stelt mensen ook in staat om plaats- en tijdonafhankelijk te gaan werken. “Deze overtuiging is uitgewerkt in een visieverhaal, dat veelvuldig wordt gebruikt om medewerkers te overtuigen van het belang van digitaal zaakgericht werken.”, vertelt Verda.  

De organisatie mee krijgen

“Om de invoering van zaakgericht werken tot een succes te maken, is het van belang ervoor te zorgen dat de directie bij aanvang van het project achter de invoering staat en dat zij beseffen hoe belangrijk en urgent het is. Nadat zij hun akkoord gaven, hebben ze  de teammanagers geïnstrueerd om tijd vrij te maken voor het project. Ik ben aansluitend bij alle teammanagers langsgegaan om met hen het belang van het project te bespreken.”  

De grote inventarisatie

In de eerste fase van het project, heeft Verda zich met name gericht op de vraag: wat willen we als organisatie? “Raalte werkte een jaar geleden nog niet heel erg procesgericht. Daarnaast hadden de teams hun eigen processen onvoldoende in kaart. Als je de ambitie hebt om digitaal te gaan werken, is dat de eerste stap die je moet zetten: wat doen we nu allemaal precies als gemeente?” Mede met het oog op draagvlak voor de invoering van zaakgericht werken in de organisatie, heeft Verda de teams zelf laten inventariseren welke producten en diensten zij allemaal leveren.

“De belangrijkste uitdaging in het project is het creëren van draagvlak en ervoor zorgen dat mensen zich verantwoordelijk gaan voelen voor het proces.” Dat dit een lastige opgave is heeft ook Verda ondervonden: “Niet iedereen ziet het belang ervan in, of gelooft er in. Zij vragen zich af: “we hebben het al eerder geprobeerd, waarom zou dit project nu wel slagen?” Op zich een terechte vraag. Wil dit project wel slagen, dan is het van belang dat het wordt verankerd in de organisatie.

Communicatie wordt daarom bij alle uitingen ingezet om te controleren of die goed aansluiten bij de doelgroep en begrijpelijk zijn. In alle uitingen wordt de nadruk gelegd op de boodschap dat zaakgericht werken de werkprocessen gaat ondersteunen. Het wordt niet als ICT-oplossing neergezet. 

De voordelen van de vereniging

De aanpak in Raalte komt niet onbekend voor en dat is geen toeval. “Ik heb mijn kennis voornamelijk uit de Kennisbank van Dimpact en ik heb er veel aan gehad. Ik dacht ‘ik ga niet het wiel opnieuw uitvinden’. Daarnaast heb ik verschillende Dimpact-gemeenten bezocht om te horen hoe zij zaakgericht werken hebben ingevoerd, zoals Kampen, Zwolle en Gemert-Bakel. Ik kon veel gebruiken van wat er al lag, even een Raalte sausje erover heen en gaan!”

Deel dit verhaal Share Share Share